О необходимости аналитики при организации снабжения предприятия

Являясь чаще всего экономистом по образованию, этот сотрудник проводит углубленное исследование ценовой обстановки на рынке закупаемого сырья. При этом он не просто следит за регулярным пополнением и обновлением цен альтернативных поставщиков, но и изучает динамику цен на отдельные виды сырья, анализирует устойчивость положения своих постоянных поставщиков и занимается поиском новых стратегических партнеров. Такой подход к накоплению цен и их анализу оправдывает себя так, как у любой информации должен быть "хозяин", то есть человек, который отвечает за то, чтобы накапливаемые сведения были достоверны и приносили пользу. Он должен знать, где в кратчайшие сроки можно купить любой товар по самым оптимальным ценам - будь то недорогие межкомнатные двери или горючесмазочные материалы. Аналитика необъходима в любом случае.

Анализ запасов

В ряде случаев, обычно в фирмах, занятых многономенклатурными поставками товаров, выделяется сотрудник, профессионально изучающий текущее состояние товарных запасов. Его цель заключается в том, чтобы сопоставить текущие потребности в отдельных товарных позициях и возможности их поставки. Он определяет уровень наличного запаса для каждого товара. В его задачи входит также определение момента времени, когда следует начать закупать товар, и к какому сроку он должен быть поставлен. В идеале "хозяин" склада должен быть в состянии прогнозировать потребности бизнеса и в точности знать сколько имеется в наличии остатков - будь то двери Пальмира или гвозди.

Практически этот сотрудник отвечает за стратегию формирования товарного запаса, выполняет функции передаточного звена между производственными участками (отделом продаж в торговых фирмах) и снабженцами, приобретающими сырье у поставщиков. Именно этот сотрудник дает задание другим снабженцам, когда и что следует купить. В ряде организаций эти функции выполняет сам руководитель отдела снабжения. Обычно в производственных фирмах в рамках отдела снабжения формируется группа сотрудников, которые отвечают за проверку  качества  поставляемого  сырья,  материалов  и комплектующих. Эти лица руководствуются нормативными документами, применяют специализированные методики оценки пригодности поставок  для производственного процесса.

Закупки завершаются поставкой

В тесном контакте с отделом снабжения работает группа склада сырья и материалов. Ее основная задача состоит в приемке согласно спецификации поставляемых товаров, в оформлении документов и приемке товаров на хранение, в учете уровня запасов и отгрузке товаров потребителям в различных производственных подразделениях. Мы предполагаем, что ведется компьютерный учет сырья и материалов.

Деятельность отдела снабжения тесно связана с работой склада сырья и материалов. Обычно на руководителя склада возлагаются следующие обязанности:

• Контроль над деятельностью персонала склада.
• Решение вопросов 'поставщиков, возникающих при разгрузке товаров.
• Организация услуг поставщикам по их встрече, размещению на ночлег сопровождающего персонала с прибывшим транспортом.
• Организация и контроль над работой складского персонала при приемке товаров от поставщиков и отпуске товара в производство или торговлю.
• Контроль над своевременным предоставлением отчетов и справок в отдел снабжения, отдел маркетинга и в бухгалтерию.
• Предоставление в отдел маркетинга (сбыта), отдел снабжения и бухгалтерию информации о прибывающих, прибывших и отправленных грузах (контейнерах, вагонах).
• Организация работы с железной дорогой.
• Организация приемки поступившей продукции.
• Работа с претензиями к поставщикам, общение со снабженцами, которые закупали товар.

В обязанности оператора склада входит:

• Распечатка расходных накладных.
• Занесение и хранение в памяти компьютера данных складского
• учета.
• Подготовка на компьютере отчетов для отдела маркетинга и
• бухгалтерии.
• Выписка сертификатов качества, сертификатов на возврат тары
• и т.д.
• Учет возвратной тары по каждому поставщику.
• Подготовка отчетов для руководства группы сбыта, групп продвижения, закупки и бухгалтерии.

При этом на кладовщике лежит очень большая ответственность. Строго говоря кладовщики не могут ошибиться... Очень часто это последний человек, с которым поставщик имеет дело при разгрузке товара. Если в момент разгрузки будет допущена ошибка, то усилия сотрудников отдела снабжения могут оказаться напрасными, в производство может поступить совсем не то, сырье которое требуется.

Мы рассмотрели основные функции персонала, занятого обеспечением производства сырьем и материалами. Мы должны, еще раз напомнить читателю, что это лишь примерная схема организации работ. Но она достаточно полно отражает действия, которые выполняются на многих промышленных предприятиях и торговых фирмах.